YouSendr é uma extensão para o Google Planilhas que simplifica a vida de profissionais que precisam enviar emails pessoais em massa, personalizados com variáveis e no menor tempo possível.

 

Quem trabalha diariamente com e-mail sabe das dificuldades quando precisamos enviar emails em massa, como: propostas, orçamentos, faturamentos, recrutamentos, relatórios, comissões… Ou seja, qualquer mensagem em massa que precisa ser direcionada para um grande número de pessoas sem parecer um email marketing e sim um email pessoal.

Essa situação complicada ainda mais quando estas mensagens precisam ser personalizadas para cada uma delas, demandando um tempo ainda maior devido à personalização e inclusão de dados básicos sobre o email que será enviado, como simplesmente chamá-lo pelo nome e substituir os conteúdos de marcação pelos dados do destinatário receberá.

Isso, sem contar que pode acontecer de você esquecer de substituir um deles. E chamar uma pessoa pelo nome errado, ou até mesmo alguma informação confidencial que era para outra pessoa.

Foi pensando neste problema que a ferramenta YouSendr foi criada. Oferecendo funcionalidades para simplificar a vida de profissionais que precisam enviar emails pessoais em massa, personalizados com variáveis e no menor tempo possível.

Mas, melhor do que explicar a proposta de valor é ensinar você a usá-la!

Vamos lá?

1. Instalando o YouSendr

Para instalar a ferramenta é muito fácil. Ela é uma extensão para o Google Planilhas, disponível no Chrome Web Store. Então você só precisa acessar a yousendr.com e clicar no botão azul “Instale grátis”.

Você será redirecionado para a página do Chrome Web Store. Nesta página você deverá clicar no botão azul “Gratuito” (ou “Free” caso o seu navegador esteja em inglês):

Após a instalação, abrirá automaticamente uma nova planilha informando que o YouSendr foi instalado com sucesso e com as orientações iniciais de utilização:

O próximo passo é instalar o YouSendr na sua planilha seguindo as instruções abaixo:

Você terá duas opções de instalação.

A opção de instalar “Na mesma página” irá pegar a aba ativa (que após a instalação é a “Página 1”) e irá configurar as colunas do sistema para você realizar o seu primeiro disparo. Nunca utilize esta opção se você já possui e-mails na página ativa, pois ele irá apagar todos os dados para configurar as colunas.

Já a segunda opção de instalar “Numa nova página”, vai criar uma nova página para configurar o sistema. E assim, preservar os dados configurados da página anterior. Esta opção é recomendada quando você está criando novas listas na mesma planilha.

Após clicar numa das duas opções, o sistema irá demorar aproximadamente 2 minutos até concluir a instalação inicial. As próximas instalações na mesma planilha serão mais rápidas, pois não deverá configurar o sistema, apenas uma nova página.

Aproveite para pegar um cafézinho que até lá a instalação já terminou 😉

2. Entendendo a estrutura da planilha

Agora que você instalou, conheça a estrutura das colunas:

A coluna “Status” serve para você gerenciar as ações de cada email que você inserir na planilha. Conforme a opção que você selecionar, ela terá um comportamento específico:

  • Não enviado: o email não foi enviado e estará pronto para ser disparado.
  • Enviado: o email já foi disparado e não será enviado novamente.
  • Ignorar: a ferramenta irá ignorar o email e vai avançar para o próximo da lista.
  • Teste: a ferramenta vai disparar para o seu email como um teste para validar.

A coluna “Data” vai registrar a data e hora que o email foi enviado.

A coluna “Nome” é uma variável que você pode carregar tanto no assunto, quanto no corpo da mensagem que você quer enviar para uma lista de contatos. Como por exemplo:

{Nome}, você já conhece nossas soluções?
Olá, {Nome}. Tudo bem? Vi que você é formado em …

A coluna “Email” é o email da pessoa que você quer enviar sua mensagem.

A coluna “Template” é o modelo de email que você vai enviar para o contato da sua lista.

3. Aprendendo o editor de template

Vamos aprender a criar o seu primeiro template de email que será enviado para a sua lista de contatos. Primeiramente, siga os passos abaixo para abrir o editor:

Feito isso, deverá abrir uma janela do editor para você criar seus templates:

Conforme a numeração, veja abaixo como funciona cada recursos do editor:

  1. Templates – Listagem de todos os templates que você criou.
  2. Arquivo – Ações de criar, renomear, excluir e carregar novos modelos de template.
  3. Testar – Visualizar a mensagem de email com substituição das variáveis.
  4. Salvo – Ao atualizar o template, este botão ficará azul para salvar a edição.
  5. Assunto – Você pode configurar o assunto do email com variáveis personalizadas.
  6. Inserir variáveis – São carregadas todas as variáveis da aba que você está aberta na planilha e listadas para você inserir tanto no assunto, quanto na mensagem.
  7. Mensagem – É aqui que você irá configurar a sua mensagem.

4. Ajustando as configurações

Para abrir as configurações, siga os passos abaixo:

Abrirá uma lateral na sua planilha com as configurações. Nas configurações, existem dois itens importantes que você deverá configurar na sua planilha:

  • Nome do remetente
    Aqui você pode colocar o nome completo. Ou até mesmo associar o seu nome com o seu negócio, como no meu caso: Giulliano YouSendr.

  • Configuração do Google Analytics
    Para você mensurar cliques e visualizações dos seus disparos, é necessário ter uma conta no Google Analytics. Você deverá pegar o ID de acompanhamento e inserir na planilha conforme as instruções.

Nota: você deve ter permissão desta conta de “Editar” no Google Analytics. Permissão de “Colaborador” ou “Ler e analisar” não dará permissão para que seus emails sejam monitorados. Na dúvida, fale com o responsável pelo seu website.

5. Realizando o seu primeiro disparo

Agora que você já conhece os principais recursos do YouSendr, realizar o seu primeiro disparo será muito fácil. Mas antes de disparar, vamos te ensinar a criar uma planilha para recrutar novos profissionais para a sua empresa.

Primeiramente volte para a tela principal onde o YouSendr foi instalado:

Insira três colunas: curso, período e vaga. Além disso, preencha com dados simulando alguns contatos que você levantou de alguma faculdade para você simular a divulgação da uma vaga. Pode ser seus dados ou de algum amigo 😉

Agora você deverá ir no editor de template (já sabe os passos, não é?) e criar um template novo com as variáveis que você configurou. Veja o exemplo que eu fiz:

Para validar se todos os dados são carregados, clique em “Testar” que abrirá uma visualização conforme o exemplo abaixo:

Legal, não é? Bom, agora disparar é muito fácil.

Vá nos contatos, selecione o template que você criou e depois siga os passos abaixo:

Pronto!

Será que eu recebi o e-mail corretamente? Vamos dar uma olhada.

Funcionou!

E aí, quais serão suas estratégias utilizando o YouSendr?

Qualquer dúvida, entre em contato pelo email suporte@yousendr.com.

Um abraço,
Giu YouSendr